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パソコンのキーボード

文書管理は基本的に紙媒体で行います。
原本を印刷し押印したものを鍵つきのロッカーなどにきちんと整理して収納します。
契約書を破棄する場合も専門の業者に依頼し流出するりリスクをできる限り減らすことをおすすめします。
文書管理は重要かつ必要な業務であり、この意識を企業社員全体で共有することが大切です。
そのためにはマニュアル作成を行ない徹底管理できるフローを作成、運用します。
文書管理を徹底し企業のリスクを減らすことは重要なことです。

パソコンをする手元

最近では文書管理用のシステムが開発、運用されています。
マニュアル作成して意識を徹底しても、人為的ミスが出る可能性はあります。
システムを導入して人とシステムの両面から管理することで契約書管理、文書管理を徹底させることができます。
企業の質や信用を損なわないためには契約書管理、文書管理を徹底させることが一番大切で必要な業務です。
特に現代社会では契約を交わして初めて利益があがります。
その意識をきちんと持ち企業を発展させていくことが重要なのです。

キーボードとペン

組織を円滑に運営していく上では、組織において使用される業務上の文書の作成、配付、保管、保存、管理、廃棄などの文書管理のマニュアル作成が必要です。
文書の作成においては、文書に記載する内容の重要度によって、組織内の誰を対象としたものかを前提に作成される必要があります。
文書の保管や保存については、作成、使用された文書を、どのような状態で保存するか、どれぐらいの期間保存するのかなどのマニュアル作成を行う必要があります。
また、保存された文書については、後日、再度必要とされる場合もあります。

パソコンとスマホ

文書の保管や管理すると同時に、文書を見つけるための検索が可能であることが重要です。
そのためには、文書検索のためのマニュアル作成が必要です。
また、文書の保管等においては、その文書の重要度に応じた安全性(セキュリティ)を保つ必要があります。
無許可の者が無断で閲覧したり、廃棄することがないように文書を保管する必要があります。
特に、他社との間に契約を締結する際の契約書は、自社のみならず他社にも影響することになります。
そのため、この契約書管理には、十分なセキュリティレベルの管理システムを構築する必要があります。

机にパソコン

また、組織内で使用される文書は多数作成されますが、これを永遠に保存していくには大きなコストと手間がかかります。
そのためには、文書をいつ廃棄するか、廃棄のためのマニュアル作成を検討する必要があります。
これまで多くの組織においては、組織内で使用される文書の多くは紙ベースで作成されてきました。
近年の急速な情報技術の進歩から、この文書の媒体が電子化、デジタル化されています。
今後の文書管理においては、文書の作成から配付、保管、保存、管理、廃棄までを電子化を前提とした文書管理システムを構築していく必要があります。